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Sugestões
para o Sindico
SUGESTÕES DE DOCUMENTOS PARA O CONDOMÍNIO
Básicos
- Convenção
do Condomínio
- Regulamento
Interno
- Livro
de Atas
- Livro
de presença dos condôminos em Assembléia
- Cadastro
do Condôminos
- Plantas,
principalmente das redes hidráulica e elétrica
Contábeis
- Os
documentos fiscais devem ser mantidos por pelo menos cinco
anos.
- Todos
os esclarecimentos relativos à abertura de inscrição
no CNPJ poderão ser obtidos no site: www.mpas.gov.br
- Mantenha: • Cartão do C.N.P.J. (CGC)
- Apuração
das contas da Administração anterior •
Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos
cinco anos
- Pastas
com as contas a pagar
- Guias
- Taxa anual de licença para o funcionamento dos
elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à
prefeitura
- Contrato
de seguro
- Contrato
para manutenção de elevadores , bombas d'água
e piscina
- Contrato
de prestação de serviços da administradora
Trabalhista
- A
documentação de funcionários
deve ser mantida em caráter permanente, mesmo
de funcionários desligados há mais de
cinco anos
- Têm
acontecido muitas fraudes de administradoras desonestas,
principalmente quanto às Guias do INSS e do
FGTS. Por lei, as administradoras devem manter em
arquivo próprio os originais das Guias. Na
hora de prestar contas para o síndico, podem
fornecer uma cópia adulterada.
- Desse
modo, elas recolhem valor menor do que o obrigatório,
"embolsando" a diferença_ e deixando
o condomínio com pesadas dívidas, que
acabam vindo à tona. Assim, atente às
Certidões Negativas de Débito (CND)
fornecidas por esses órgãos, pedindo-as
periodicamente à administradora.
- Mantenha
os documentos abaixo:
- Livro
ou cartão de ponto
- Horário
de trabalho
- Carimbo
do C.N.P.J (CGC)
- Matrícula
no INSS
- Livro
de Registro de Empregados
- Livro
de Inspeção do Trabalho
- Contratos
de Experiência
- Folha
de Pagamento
- Pasta
com todas as rescisões de contrato de trabalho
- Cadastro
do empregador para o Vale Transporte
- Declaração
e Termo de Responsabilidade - vale transporte
- Termo
de responsabilidade para concessão do Salário-Família
- Declaração
de dependentes para fins de desconto do Imposto de
Renda • Guias - contribuição sindical
; INSS ; FGTS ; PIS ; IR
- Certidões
negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a
cada três meses, se o responsável pelo
pagamento é a administradora ou o contador
- RAIS
(Relação Anual de Informação
Social)
- DIRF
(Declaração do Imposto de Renda na Fonte)
- Comprovante
de rendimentos pagos e de retenção de
Imposto de Renda na Fonte Acesso do Condômino
- Mesmo que a conferência seja função
do Conselho Consultivo, qualquer condômino deve
ter livre acesso à documentação,
esteja em poder do síndico, da administradora
ou do contador.
-
O acesso também inclui os documentos referentes
a despesas ainda não aprovadas em Assembléia.
- A
verificação não equivale a uma prestação
de contas individual. O síndico não é
obrigado a fornecer explicações para o condômino
na ocasião, devendo fazê-lo nos balancetes
mensais, e em Assembléia, principalmente na Ordinária,
com a prestação de contas do ano anterior.
- Normalmente,
quando o condômino quer fazer uma verificação,
marca-se dia e hora.
- Não
convém permitir que o condômino leve os papéis
para sua casa. Ele tem livre acesso, mas a responsabilidade
pela guarda é do síndico.
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